Tourenplanung im Getränkehandel - ein Praxisleitfaden

Von außen wirkt die Getränkelogistik einfach: Lkw beladen, Kisten abstellen, zurück ins Lager. Wer das täglich organisiert, weiß es besser. Kisten und Fässer sind schwer, die Kneipe will beliefert werden, bevor sie öffnet, das Leergut fährt auf demselben Fahrzeug zurück, und ein einziger verspäteter Kunde verschiebt den ganzen Nachmittag.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Tourenplanung im Getränkehandel so aufbauen, dass sie auf der Straße funktioniert. Das meiste können Sie schon morgen früh mit einer Karte und einer Tabelle umsetzen.

Warum Getränketouren schwieriger sind als Pakettouren

Ein Paketfahrer denkt vor allem an die Anzahl der Stopps. Ein Getränkefahrer muss mehrere Einschränkungen gleichzeitig beachten:

• Das Gewicht ist schneller erreicht als der Platz. Eine Palette Mineralwasser oder ein paar Bierfässer können die Nutzlast ausschöpfen, während die halbe Ladefläche noch leer ist.
• Enge Annahmezeiten. Cafés, Bars und Restaurants nehmen oft nur früh am Morgen an, bevor der Betrieb beginnt.
• Leergut fährt mit. Leere Fässer, Kisten und Flaschen werden auf derselben Tour abgeholt und kosten Gewicht und Platz.
• Schwierige Zufahrt. Innenstadtlokale liegen oft in engen Straßen mit Lieferzeitfenstern, Kellerluken oder ohne Halteplatz.

Wenn Ihre Planung auch nur einen dieser Punkte ignoriert, löst der Fahrer das Problem unterwegs, meist mit mehr Kilometern oder Verspätung.

Schritt 1: Mit den Zeitfenstern beginnen, nicht mit der Karte

Der häufigste Fehler: Touren zuerst nach Gebiet zeichnen und die Zeiten erst danach prüfen. Im Getränkehandel sollten Sie es umgekehrt machen.

1. Erfassen Sie die Annahmezeiten jedes Kunden. Nicht "vormittags", sondern konkret: "7:00-10:30 Uhr, montags Ruhetag".
2. Markieren Sie harte Zeitfenster. Eine Bar, die bis 16 Uhr geschlossen ist, ist eine feste Vorgabe. Ein Markt, der "lieber vormittags" beliefert wird, ist flexibel.
3. Setzen Sie Kunden mit engen Fenstern zuerst ein. Sie bilden das Gerüst jeder Tour.
4. Füllen Sie die Lücken mit flexiblen Stopps, die geografisch in der Nähe liegen.

Ein Beispiel: Wenn sechs Cafés ihre Warenannahme um 10 Uhr schließen, bestimmen diese sechs, welche Fahrzeuge zuerst losfahren und grob wohin. Alles andere wird drumherum geplant.

Schritt 2: Erst nach Gewicht, dann nach Volumen planen

Bevor Sie Stopps einem Fahrzeug zuordnen, rechnen Sie die Ladung zusammen. Für jedes Fahrzeug brauchen Sie zwei Zahlen:

• Maximale Nutzlast (kg), nicht nur das zulässige Gesamtgewicht.
• Nutzbares Volumen (Palettenstellplätze oder Kubikmeter).

Schätzen Sie dann das Gewicht jeder Bestellung. Perfekte Genauigkeit ist nicht nötig, Durchschnittswerte pro Gebindeart reichen: ein Kasten mit 20 Glasflaschen, ein 30-Liter-Fass, ein Sixpack 1,5-Liter-Wasser. Eine einfache Nachschlagetabelle in Ihrer Kalkulation genügt.

Eine Tour, die vom Volumen her passt, aber die Nutzlast überschreitet, ist keine gültige Tour. Überladung ist ein rechtliches und ein Sicherheitsproblem und verschleißt Bremsen und Reifen schneller.

Schritt 3: Leergut als Teil der Ladung einplanen

Leergut wird bei der Planung leicht vergessen, weil es nicht auf dem Lieferschein steht. Doch ein Lkw, der 40 volle Fässer abliefert und 35 leere aufnimmt, transportiert den ganzen Tag Gewicht und belegt Platz.

Praktische Tipps:

• Notieren Sie die erwartete Rücknahme pro Kunde, etwa "freitags meist 4-6 leere Fässer".
• Planen Sie Kunden mit viel Leergut später in der Tour ein, wenn schon genug Vollgut abgeladen ist.
• Reservieren Sie einen festen Bereich für Leergut, damit Fahrer nicht volle Kisten umstapeln müssen.

Schritt 4: In umgekehrter Stoppreihenfolge beladen

Der erste Kunde wird zuletzt geladen und ist am leichtesten erreichbar. Klingt selbstverständlich, passiert aber um 5:30 Uhr in einem vollen Lager oft nicht.

• Geben Sie die Stoppreihenfolge vor Ladebeginn an das Lagerteam weiter.
• Von hinten nach vorne laden: letzter Kunde ganz hinten, erster Kunde an der Tür.
• Schweres immer unten und über den Achsen, unabhängig von der Reihenfolge.
• Jede Bestellung beim Verladen scannen oder abhaken, damit nichts fehlt und nichts zu viel mitfährt.

Zehn Minuten geplantes Beladen sparen mehr Zeit, als Fahrer sonst beim Klettern über Paletten verlieren.

Schritt 5: Verkehr und Lenkzeiten berücksichtigen

Eine Tour, die um 6 Uhr auf dem Papier gut aussieht, kann um 8:30 Uhr im Berufsverkehr kippen. Bei der Schätzung der Fahrzeiten:

• Rechnen Sie mit realistischen Zeiten im Berufsverkehr Ihrer Region, nicht mit leeren Straßen.
• Planen Sie realistische Standzeiten pro Stopp ein. Fässer in einen Keller zu rollen dauert länger als eine Kiste am Empfang abzustellen.
• Berücksichtigen Sie Pausen und Schichtgrenzen. Eine Tour, die nur ohne Mittagspause klappt, ist keine funktionierende Tour.

Tägliche Touren oder feste Wochentouren?

Viele Getränkehändler fahren feste Wochentouren: montags der Norden, dienstags die Innenstadt und so weiter. Das hat echte Vorteile: Kunden wissen, wann Sie kommen, Fahrer kennen das Gebiet, und die Bestellungen werden zur Routine.

Feste Touren haben aber auch Schwächen:

• Die Mengen schwanken saisonal stark. Eine Hitzewelle oder ein großes Fußballturnier kann das Volumen einer Tour verdoppeln.
• Neukunden landen an dem Tag, der "ungefähr passt", und die Touren werden schleichend ineffizient.

Ein praxistauglicher Mittelweg: Behalten Sie die Wochentour als Basis, aber optimieren Sie die tatsächliche Reihenfolge täglich anhand der Kunden, die wirklich bestellt haben. Überprüfen Sie die Tourgrenzen alle paar Monate.

Was Sie messen sollten

Ohne ein paar einfache Kennzahlen lassen sich Touren nicht verbessern. Erfassen Sie pro Tour und Tag:

• Stopps pro Tour und Kilometer pro Stopp
• Pünktlichkeitsquote: Lieferungen innerhalb des Kundenfensters
• Auslastung: wie nah jedes Fahrzeug an seine Nutzlast kommt
• Standzeit pro Stopp: zeigt, bei welchen Kunden die Annahme lange dauert
• Fehlgeschlagene oder Teillieferungen mit Grund (geschlossen, abgelehnt, falsche Ware)

Schon ein wöchentlicher Blick auf diese Zahlen zeigt, welche Touren Aufmerksamkeit brauchen.

Wann Excel nicht mehr reicht

Mit Tabellen und einer Wandkarte kommt ein kleiner Betrieb weit. Anzeichen, dass Sie herausgewachsen sind:

• Die Planung für den nächsten Tag dauert jeden Tag länger als eine Stunde.
• Nur eine Person versteht die Touren, und Urlaub wird zum Problem.
• Verspätungen erfahren Sie aus Kundenbeschwerden, nicht aus Ihren eigenen Daten.
• Fahrer ändern die Reihenfolge selbst, weil der Plan nicht zur Realität passt.
• Die Frage "Wo ist Fahrzeug 3 gerade?" lässt sich nicht schnell beantworten.

Dann liegt das Problem nicht mehr am Wissen, sondern an der Zahl der Kombinationen: Bei 20 Stopps mit Zeitfenstern, Gewichtsgrenzen und Leergut kann kein Mensch jede mögliche Reihenfolge prüfen.

Tourenplanung mit Software

Genau dafür wurde BeeRoutes entwickelt. Die Routenoptimierung berücksichtigt Annahmezeiten der Kunden, Gewichts- und Volumengrenzen der Fahrzeuge, Leergut und Rücknahmen in der Ladung, Schichten und Pausen der Fahrer sowie den Berufsverkehr in Ihrer Region. Bestellungen importieren Sie per Excel oder CSV, ohne sie abzutippen.

Fahrer erhalten die Tour auf dem Smartphone (Android-App oder Web) mit integrierter Sprachnavigation oder Google Maps/Waze, scannen Barcodes beim Beladen und erfassen den Liefernachweis mit Name, Unterschrift und Foto. Das Büro sieht alle Fahrzeuge auf einer Live-Karte. Ihre Kunden bestellen über ein eigenes Bestellportal mit "Erneut bestellen" und sehen ein einstündiges Lieferfenster.

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