Tourenplanung: Excel oder Software? Wann umsteigen

Die meisten Großhändler und Lieferanten beginnen ihre Tourenplanung auf dieselbe Weise: eine Excel-Tabelle mit Kunden, ein ausgedruckter Zettel pro Fahrer und eine WhatsApp-Gruppe für alles, was sich im Laufe des Tages ändert. Das funktioniert – und eine Zeit lang sogar gut. Die Frage ist also nicht, ob Excel „schlecht" ist. Die Frage ist, ob es noch zu dem Betrieb passt, den Sie heute führen.

Dieser Ratgeber betrachtet beide Seiten ehrlich, damit Sie selbst entscheiden können.

Was Excel, Papier und WhatsApp gut können

Zunächst einmal: Tabellen sind nicht ohne Grund so beliebt.

• Sie kosten nichts extra. Excel oder Google Sheets haben Sie ohnehin.
• Jeder kann damit umgehen. Keine Schulung, keine Zugänge, keine neuen Abläufe.
• Sie sind flexibel. Eine Spalte für Zahlungsziele, den Code für die Hintertür oder „vorher anrufen" ist schnell angelegt.
• Das eigentliche Werkzeug ist der Disponent. Wer jede Straße und jeden Kunden kennt, plant auch aus dem Kopf gute Touren.

Wenn Sie ein oder zwei Fahrzeuge einsetzen, feste Kunden an festen Tagen beliefern und kaum Eilaufträge haben, reicht Excel womöglich völlig aus. Ein Wechsel nur um des Wechsels willen bringt Ihnen nur zusätzliche Arbeit.

Wo die Planung mit Excel an ihre Grenzen stößt

Die Probleme kommen selten auf einmal. Sie wachsen mit dem Betrieb. Typische Bruchstellen sind:

Mehr als eine Handvoll Fahrzeuge

Bei zwei Fahrzeugen lassen sich die Stopps noch im Kopf sortieren. Bei fünf oder sechs explodiert die Zahl der möglichen Kombinationen. Am Ende übernimmt der Disponent die Touren der Vorwoche, weil keine Zeit zum Neudenken bleibt – auch wenn sich die Kundenliste längst verändert hat.

Zeitfenster und Annahmezeiten

Das Café nimmt nur vor 10 Uhr an. Der Supermarkt hat Warenannahme von 6 bis 9 Uhr. Die Baustelle schließt um 16 Uhr. In Excel können Sie diese Regeln notieren, aber die Tabelle prüft nicht, ob eine Tour sie tatsächlich einhält. Sie merken es erst, wenn der Fahrer vor verschlossener Tür steht.

Gewicht, Volumen und Fahrzeugtyp

Getränkepaletten sind schwer, Kartons mit Papierhandtüchern sperrig. Manche Lieferungen brauchen ein Kühlfahrzeug, einen Kran oder eine Ladebordwand. Mit Excel rechnet der Disponent die Ladung von Hand zusammen und muss sich merken, welcher Lkw was kann. Ein Fehler bedeutet eine zweite Fahrt.

Eilaufträge in letzter Minute

Um 7:30 Uhr ruft ein Restaurant an und braucht noch eine Lieferung. Wo passt die hinein? Mit Excel plant jemand im Kopf um, schickt eine WhatsApp und hofft, dass der Fahrer sie liest, bevor er an der Straße vorbei ist.

Fahrer rufen ständig im Büro an

„Wie lautet die nächste Adresse?" „Der Kunde ist nicht da, was soll ich tun?" „Welcher Eingang?" Wenn der Plan nur im Büro existiert, muss der Fahrer im Büro anrufen. Jeder Anruf unterbricht Fahrer und Disponent gleichzeitig.

Kein Liefernachweis

Ein Kunde behauptet, die Ware sei nie angekommen oder es hätten zwei Kisten gefehlt. Mit Papier-Lieferscheinen suchen Sie nach einer Unterschrift, die unleserlich, verloren oder noch im Fahrzeug ist. Reklamationen ziehen sich über Tage und enden oft mit einer Gutschrift.

Bestellungen und Rechnungen doppelt abtippen

Bestellungen kommen per Telefon, E-Mail und WhatsApp. Jemand trägt sie in die Tabelle ein. Nach der Auslieferung tippt jemand sie noch einmal ins Rechnungsprogramm – und korrigiert, was der Fahrer als Retoure meldet. Jedes Abtippen ist eine Fehlerquelle.

Die versteckten Kosten, die in keiner Tabelle stehen

Die echten Kosten der manuellen Planung tauchen nirgends als eigener Posten auf. Deshalb werden sie leicht unterschätzt.

• Bürozeit. Wenn Planen, Umplanen und Fahreranrufe täglich zwei Stunden kosten, sind das rund zehn Stunden pro Woche. (Ihre Zahlen sind andere – wichtig ist, dass Sie sie zählen.)
• Kraftstoff und Fahrerzeit durch schlechte Reihenfolgen. Eine Tour, die zweimal quer durch die Stadt führt oder im Berufsverkehr auf der Umgehungsstraße steht, kostet Diesel und Überstunden. Kleine Umwege summieren sich übers Jahr.
• Fehlgeschlagene Zustellungen. Wer außerhalb der Annahmezeit oder mit dem falschen Fahrzeug ankommt, fährt ein zweites Mal – mit verärgertem Kunden und manchmal verderblicher Ware.
• Abhängigkeit von einer Person. Weiß nur ein Disponent, wie die Touren funktionieren, wird jeder Krankheits- oder Urlaubstag zur Krise.

Eine einfache Übung: Notieren Sie eine Woche lang, wie viel Zeit die Planung kostet, wie oft Fahrer anrufen und wie viele Lieferungen scheitern oder eine zweite Fahrt brauchen. Damit haben Sie eine echte Entscheidungsgrundlage.

Checkliste: Umsteigen lohnt sich, wenn …

Sie müssen nicht jeden Punkt abhaken. Treffen drei oder mehr zu, ist es wahrscheinlich Zeit:

1. Sie setzen täglich drei oder mehr Fahrzeuge ein.
2. Die Planung für morgen dauert länger als eine Stunde.
3. Kunden haben Lieferzeitfenster oder feste Annahmezeiten, die Sie manchmal verpassen.
4. Ein Fahrzeug ist regelmäßig überladen oder das falsche ist unterwegs.
5. Eilaufträge sorgen morgens für Chaos.
6. Fahrer rufen mehrmals täglich im Büro an.
7. Sie können eine Lieferung bei Reklamation nicht schnell nachweisen.
8. Bestellungen werden doppelt erfasst – einmal für die Tour, einmal für die Rechnung.
9. Nur eine Person weiß wirklich, wie die Touren geplant werden.
10. Sie möchten wachsen, aber jedes neue Fahrzeug bedeutet neuen Stress.

So gelingt der Umstieg ohne Lieferausfälle

Die Angst vor dem Wechsel ist meist größer als der Wechsel selbst. Mit einer schrittweisen Einführung bleibt das Risiko gering:

1. Klein anfangen. Wählen Sie ein Fahrzeug oder ein Liefergebiet. Alles andere läuft wie bisher.
2. Kunden aus Excel importieren. Gute Software übernimmt Ihre bestehende Kunden- und Auftragsliste als Excel- oder CSV-Datei, Sie fangen also nicht bei null an. Bereinigen Sie dabei gleich die Adressen.
3. Bekannte Regeln hinterlegen. Annahmezeiten, Fahrzeugkapazität, welche Kunden ein Kühlfahrzeug brauchen – das Wissen aus dem Kopf des Disponenten gehört ins System.
4. Eine Woche parallel fahren. Planen Sie die Testtouren auf beide Arten und vergleichen Sie. Lassen Sie den Fahrer die App nutzen und Feedback geben.
5. Schritt für Schritt erweitern. Läuft das erste Fahrzeug rund, kommen die nächsten dazu.

Beziehen Sie Ihre Fahrer früh ein. Sie kennen die Kunden, die Parkprobleme und die Abkürzungen. Wenn die App ihren Tag leichter macht, kommt die Akzeptanz von allein.

Worauf Sie bei Tourenplanungssoftware achten sollten

Nicht jedes Tool ist für Großhändler gemacht. Viele sind für Paketdienste mit Hunderten kleiner Stopps gedacht. Prüfen Sie:

• Echte Rahmenbedingungen: Zeitfenster, Annahmezeiten, Gewicht und Volumen, Fahrzeugausstattung, Schichten und Pausen der Fahrer.
• Realistische Fahrzeiten, die den Berufsverkehr in Ihrem Gebiet berücksichtigen.
• Eine einfache Fahrer-App, die auf den vorhandenen Handys läuft, mit Navigation und Liefernachweis.
• Einfacher Import aus Excel oder CSV, damit Ihre Daten erhalten bleiben.
• Anbindung an den Rest: Bestellungen, Rechnungen, Lager oder eine API für andere Systeme.
• Klare Preise, die für eine kleine Flotte Sinn ergeben, und eine kostenlose Testphase mit echten Touren.

Es lohnt sich, vor der Entscheidung Alternativen zu vergleichen.

Wo BeeRoutes ins Spiel kommt

BeeRoutes ist für Großhändler und Lieferanten gemacht, die Geschäfte, Cafés, Restaurants und Baustellen beliefern. Die Tourenoptimierung berücksichtigt Zeitfenster und Annahmezeiten, Gewicht und Volumen der Fahrzeuge (einschließlich Abholungen), Schichten und Pausen, Ausstattung wie Kühlung, Kran oder Ladebordwand, Prioritäten sowie den für Ihr Gebiet gemessenen Berufsverkehr.

Fahrer nutzen die Android-App oder die Web-Version auf jedem Handy, mit eingebauter Sprachnavigation oder Google Maps und Waze. Beim Beladen scannen sie Barcodes, bei der Übergabe erfassen sie Name, Unterschrift und Foto als Liefernachweis. Das Büro sieht alles auf einer Live-Karte. Kunden bestellen über ihr eigenes Portal mit „Erneut bestellen" und einem einstündigen Lieferfenster; Rechnungen, Lager und Berichte liegen am selben Ort. Aufträge importieren Sie per Excel oder CSV oder binden sie über REST-API, Webhooks, Shopify oder Zapier an.

Die Preise beginnen bei 49 € pro Monat für 3 Fahrzeuge. Am einfachsten finden Sie heraus, ob BeeRoutes Ihre Tabelle schlägt, indem Sie es mit einem Fahrzeug testen: Jetzt 14 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte.