Lieferzeitfenster: Warenannahmezeiten einhalten

Jeder Großhändler kennt die Situation: Der Fahrer steht um 7:40 Uhr vor einem Restaurant, die Rollläden sind unten, niemand geht ans Telefon, und der nächste Kunde liegt zwanzig Minuten in die andere Richtung. Entweder wartet er und verliert Zeit, die der Rest der Tour braucht, oder er fährt weiter und kommt später wieder. Diese zweite Anfahrt bezahlen Sie doppelt.

Fast immer liegt die Ursache darin, dass die Tour ohne das Lieferzeitfenster des Kunden geplant wurde. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Zeitfenster erfassen, aktuell halten und Touren planen, die sie tatsächlich einhalten.

Warenannahmezeiten und Wunschliefertermine

Unter "Zeitfenster" werden oft zwei verschiedene Dinge verstanden. Es lohnt sich, sie zu trennen.

• Warenannahmezeiten sind die Zeiten, in denen ein Kunde Ware überhaupt annehmen kann. Ein Café nimmt vielleicht von 7:00 bis 10:30 Uhr an, vor dem Mittagsgeschäft. Eine Baustelle von 7:00 bis 16:00 Uhr, aber nicht während des Kranhubs am Mittag. Ein Supermarkt öffnet die Warenannahme eventuell nur von 6:00 bis 9:00 Uhr.
• Wunschliefertermine gelten für eine einzelne Bestellung: "Bitte morgen zwischen 9 und 11 Uhr, vorher wird das Kühlhaus gereinigt."

Annahmezeiten sind feste Regeln, die sich selten ändern. Wunschtermine gehören zum Auftrag. Ihre Planung braucht beides: die Annahmezeiten als Standard und den Wunschtermin, der sie im Einzelfall überschreibt.

Was Touren ohne Zeitfenster kosten

Eine Tour, die auf der Karte kurz aussieht, kann auf der Straße teuer werden. Werden Zeitfenster ignoriert:

• warten Fahrer vor verschlossenen Türen. Hier fünfzehn, dort zwanzig Minuten, und schon fehlt pro Tour eine Stunde.
• entstehen Zweitanfahrten. Kann der Fahrer nicht warten, rutscht der Stopp auf den Nachmittag oder den nächsten Tag, mit zusätzlichen Kilometern, Kraftstoff und Arbeitszeit.
• leidet Frische- und Tiefkühlware. Je länger sie im Fahrzeug bleibt, desto größer das Risiko.
• sinkt das Vertrauen. Ein Restaurant, das mitten im Service beliefert wird, merkt sich das.

Die kürzeste Tour ist nicht die beste, wenn die Hälfte der Kunden bei Ankunft geschlossen hat.

Annahmezeiten erfassen und aktuell halten

Gute Zeitfensterplanung beginnt mit guten Stammdaten. Einige bewährte Gewohnheiten:

1. Bei der Kundenanlage fragen. Erfassen Sie die Annahmezeiten pro Wochentag, nicht nur "vormittags". Viele Betriebe haben samstags andere Zeiten oder einen Ruhetag.
2. Mehrere Fenster zulassen. Ein Restaurant nimmt vielleicht von 7:00 bis 10:00 und wieder von 15:00 bis 17:00 Uhr an. Speichern Sie beide.
3. Fahrer melden Änderungen. Fahrer bemerken als Erste, dass ein Laden jetzt erst um 8:00 Uhr öffnet. Geben Sie ihnen einen einfachen Weg, das zu melden, und sorgen Sie dafür, dass das Büro den Kundendatensatz anpasst.
4. Saisonal prüfen. Strandbars, Skigebiete und Schulen ändern ihre Zeiten mit der Saison. Legen Sie eine Erinnerung an.
5. Zufahrtsregeln mit erfassen. Laderampen, Fußgängerzonen mit Lieferzeiten oder "ab 9 Uhr Hintereingang benutzen" bestimmen mit, wann ein Stopp realistisch ist.

Breite und enge Zeitfenster

Ein Kunde, der von 6:00 bis 18:00 Uhr annimmt, lässt der Planung viel Spielraum. Einer mit 7:00 bis 8:00 Uhr nicht.

• Breite Zeitfenster lassen sich leicht einplanen und füllen Lücken in der Tour.
• Enge Zeitfenster bestimmen die Form der Tour. Wird eines verpasst, gibt es an diesem Tag oft keine zweite Chance.

Sprechen Sie Kunden mit sehr engen Fenstern ruhig darauf an. Manchmal macht ein Schlüsseltresor, ein Lagerraum oder eine Absprache mit dem Nachbarbetrieb aus einer Stunde drei. Breitere Fenster machen jede Tour in der Umgebung günstiger.

Die Reihenfolge: enge Fenster zuerst

Wer Touren von Hand plant, fährt mit einer einfachen Regel gut: Erst die engen Zeitfenster setzen, dann die flexiblen Stopps drumherum verteilen.

• Beginnen Sie mit den Stopps, deren Fenster am engsten oder am frühesten sind.
• Füllen Sie die Lücken mit nahegelegenen Kunden mit breiten Fenstern.
• Prüfen Sie, ob das Fenster des ersten Kunden ungefähr dann öffnet, wenn das Fahrzeug tatsächlich ankommt.

Der letzte Punkt ist wichtig. Nimmt der erste Kunde erst ab 8:00 Uhr an, muss der Lkw nicht um 6:00 Uhr losfahren und vor der Tür warten. Lieber später vom Lager abfahren, statt beim ersten Kunden zu warten. Die Arbeitszeit des Fahrers ist am Ende der Tour besser eingesetzt als vor einer geschlossenen Tür.

Entladezeit pro Kunde

Die Fahrzeit ist nur die halbe Planung. Die Zeit am Stopp ist oft die größere Unbekannte.

Zehn Kisten im Kiosk abzuladen dauert vielleicht fünf Minuten. Eine Palette auf der Baustelle abzuladen, auf die Unterschrift zu warten und Leergut mitzunehmen, kann dreißig Minuten dauern. Rechnet die Planung überall mit denselben paar Minuten, gerät die Tour mit jedem Stopp weiter in Verzug, und die Zeitfenster am Nachmittag werden verfehlt.

Hinterlegen Sie eine Entladezeit pro Kunde, die der Realität entspricht: Treppen, ein weiter Weg vom Parkplatz, ein Kunde, der jede Position nachzählt. Passen Sie sie an, wenn Fahrer melden, dass ein Stopp immer länger dauert.

Den Berufsverkehr einplanen

Ein Kunde, der um 6:00 Uhr zehn Minuten entfernt ist, kann um 8:15 Uhr dreißig Minuten entfernt sein. Planungen mit einer festen Durchschnittsgeschwindigkeit sehen auf dem Papier gut aus und scheitern zur Hauptverkehrszeit in der Innenstadt.

Berücksichtigen Sie, wann sich in Ihrer Region der Berufsverkehr aufbaut, und legen Sie enge Zeitfenster am Stadtrand möglichst nicht in die Spitzenzeiten auf den Hauptachsen.

Realistische Zeitfenster statt "irgendwann heute"

"Wir kommen heute irgendwann" zwingt Ihren Kunden, den ganzen Tag jemanden an der Tür bereitzuhalten. Ein realistisches Zeitfenster, etwa "zwischen 10 und 11 Uhr", ermöglicht ihm, Personal einzuteilen, Platz im Kühlraum zu schaffen und zur Unterschrift bereit zu sein.

Ein gutes Lieferzeitfenster:

• wird aus der tatsächlich geplanten Tour berechnet, nicht geschätzt;
• ist kurz genug, um nützlich zu sein, typischerweise etwa eine Stunde;
• wird vorab per E-Mail oder SMS verschickt, damit niemand im Büro anrufen muss.

Warum ein Zeitfenster statt Live-Tracking des Fahrers

Manche Unternehmen zeigen Kunden die Live-Position des Fahrers auf der Karte. Das klingt hilfreich, hat aber Nachteile: Kunden beobachten den Punkt und rufen an, wenn er "falsch" abbiegt, und Fahrer werden faktisch von jedem Kunden auf ihrer Tour verfolgt. Ein aus der Tour berechnetes Zeitfenster gibt Kunden, was sie wirklich brauchen, nämlich einen Zeitpunkt, an dem sie bereit sein müssen, und schützt zugleich die Privatsphäre der Fahrer. Das Büro sieht weiterhin die Live-Karte, der Kunde ein klares Zeitfenster.

Kurzfristige Änderungen

Pläne ändern sich. Ein Kunde ruft um 9:00 Uhr an und hat bis Mittag geschlossen, oder ein Eilauftrag kommt für dieselbe Tour herein.

• Nur die restlichen Stopps neu planen, nicht den ganzen Tag. Erledigte Lieferungen bleiben, wie sie sind.
• Prüfen, welche Zeitfenster jetzt gefährdet sind, und diese Kunden frühzeitig informieren, nicht erst, wenn das Fenster vorbei ist.
• Aktualisierte Zeitfenster verschicken an alle Kunden, deren Lieferzeit sich verschoben hat.
• Den Grund festhalten. Ändert derselbe Kunde jede Woche seine Zeiten, passen Sie seine Annahmezeiten an, statt es jedes Mal telefonisch zu klären.

So unterstützt Sie BeeRoutes

BeeRoutes ist für Großhändler und Lieferanten gemacht, die Geschäfte, Cafés, Restaurants und Baustellen beliefern. Die Tourenoptimierung berücksichtigt Lieferzeitfenster und Warenannahmezeiten zusammen mit der Entladezeit pro Kunde, Gewichts- und Volumenkapazität der Fahrzeuge, Schichten und Pausen, Prioritäten sowie dem für Ihre Region gemessenen Berufsverkehr.

Fahrer erhalten eine App mit integrierter Sprachnavigation und Liefernachweis (Name, Unterschrift, Foto), das Büro verfolgt alles auf einer Live-Karte. Kunden erhalten per E-Mail oder SMS ein einstündiges Lieferzeitfenster, berechnet aus der aktuellen Tour und nicht aus der Position des Fahrers, und können über ein Bestellportal mit Lieferterminen bestellen.

Die Tarife beginnen bei 49 €/Monat für 3 Fahrzeuge, Details finden Sie unter Preise. Testen Sie es mit Ihren eigenen Kunden und Annahmezeiten: Starten Sie Ihren kostenlosen 14-Tage-Test, ganz ohne Kreditkarte.