Fahrer krank: Touren schnell umplanen – so geht's

Es ist 5:45 Uhr, die Fahrzeuge sind halb beladen, und das Telefon klingelt: Ein Fahrer hat sich krankgemeldet. Jeder Disponent kennt diesen Moment. Die Stopps auf seiner Tour sind nicht verschwunden, die Kunden warten auf ihre Ware, und die Uhr läuft.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen ein ruhiges, wiederholbares Vorgehen, um den Liefertag umzuplanen, wenn ein Fahrer ausfällt – egal ob Sie mit Whiteboard, Excel oder Tourenplanungssoftware arbeiten.

Die ersten 15 Minuten: erst Fakten, dann Entscheidungen

Greifen Sie nicht sofort zum Telefon, um Fahrer umzuverteilen. Verschaffen Sie sich zuerst ein klares Bild.

1. Ausfall und Dauer klären. Fällt der Fahrer den ganzen Tag aus oder kommt er nur später? Zwei Stunden Verspätung erfordern einen ganz anderen Plan als ein kompletter Ausfall.
2. Die verwaiste Tour aufrufen. Listen Sie alle Stopps auf: Kunde, Lieferfenster, Gewicht oder Volumen und Besonderheiten (Kühlware, Nachnahme, schwere Palette mit Hebebühne).
3. Prüfen, was schon geladen ist. Wurde das Fahrzeug am Vorabend beladen, steckt die Ware physisch in diesem LKW. Das schränkt Ihre Optionen ein.
4. Echte Kapazität zählen. Welche Fahrzeuge fahren noch, wie voll sind sie, und wie viele Stunden Arbeitszeit bleiben jedem Fahrer nach seiner eigenen Tour?
5. Verfügbare Leute prüfen. Ein Springer, jemand mit freiem Tag, der gern Stunden sammelt, ein Lagerkollege mit passendem Führerschein.

Halten Sie alles an einer Stelle fest. Das meiste Chaos an solchen Morgen entsteht, weil drei Personen drei verschiedene Versionen des Plans im Kopf haben.

Entscheiden: Was muss heute raus, was kann warten?

Nicht jeder Stopp ist gleich dringend. Teilen Sie die verwaisten Stopps in drei Gruppen.

Muss heute raus

• Prioritätskunden: Schlüsselkunden, Kunden mit Vertragsstrafen oder alle, denen heute die Ware ausgeht.
• Enge Zeitfenster: das Restaurant, das nur bis 10:00 Uhr annimmt, die Baustelle, die Material vor dem Kran braucht.
• Verderbliche Ware: Obst und Gemüse, Molkereiprodukte, Backwaren und Kühlware, die keinen weiteren Tag im Lager überstehen.
• Zugesagte Aufträge: alles, was Sie ausdrücklich für heute bestätigt haben, besonders nach einer früheren Verspätung.

Kann wahrscheinlich verschoben werden

• Regelmäßige Nachschubbestellungen, bei denen der Kunde Puffer hat.
• Kunden, die mehrmals pro Woche beliefert werden und bis zum nächsten Termin warten können.
• Nicht dringende Aufträge, die nur „weil Platz war" früh eingeplant wurden.

Beim Kunden nachfragen

Alles dazwischen. Ein kurzer Anruf zeigt oft, dass morgen früh völlig in Ordnung ist – manchmal sogar besser.

Seien Sie ehrlich bei der „Muss heute"-Liste. Wenn alles dringend ist, ist nichts dringend, und die verbleibenden Fahrer werden überlastet.

Stopps auf die übrigen Fahrzeuge verteilen

Jetzt verteilen Sie die dringenden Stopps neu. Hier scheitern die meisten Pläne, deshalb prüfen Sie bei jedem Fahrzeug drei Grenzen.

• Gewicht und Volumen. Ein Transporter, der vom Volumen her zu 85 % voll ist, kann bei Getränken oder Baustoffen schon an der Nutzlastgrenze sein. Fügen Sie nie Stopps nach Bauchgefühl hinzu.
• Arbeitszeit und Pausen. Sechs zusätzliche Stopps können einen Fahrer schnell über die gesetzliche Lenk- und Arbeitszeit bringen. Pausen müssen trotzdem eingehalten werden.
• Geografie. Geben Sie die zusätzlichen Stopps dem Fahrer, dessen Tour ohnehin in der Nähe vorbeiführt. Einen Stopp-Cluster auf drei Fahrer aufzuteilen kostet meist mehr Kilometer, als ihn einem zu geben.

Eine praktische Regel: Zuerst Prioritäts- und Zeitfensterstopps einplanen, dann die restliche Kapazität mit flexiblen Stopps füllen, und was nicht passt, auf morgen verschieben. Quetschen Sie nicht die letzten zwei Stopps hinein, „wenn er sich beeilt". So wird aus einem Ausfall schnell fünfmal Verspätung.

Wann Sie einen Transporter mieten oder einen Springer holen

Manchmal kann die restliche Flotte die Menge einfach nicht aufnehmen. Denken Sie über Zusatzkapazität nach, wenn:

• die dringenden Stopps zwei oder mehr Fahrer über ihre Arbeitszeit bringen würden,
• die verwaiste Tour schwere oder sperrige Ware enthält, die kein anderes Fahrzeug laden kann, oder
• viele Stopps in einem Gebiet liegen, das heute sonst niemand anfährt.

Ein Mietfahrzeug mit Aushilfs- oder Ersatzfahrer kann günstiger sein als ein Tag mit ausgefallenen Lieferungen, verlorenen Aufträgen und Überstunden. Der Haken ist die Ortskenntnis: Ein Ersatzfahrer weiß nicht, wo der Hintereingang ist oder welches Café die Kisten an der Küchentür haben will. Deshalb sind gute Kundennotizen (siehe unten) so wichtig.

Betroffene Kunden früh informieren

Kunden stört eine Änderung weit weniger als eine Überraschung. Sobald der neue Plan steht:

• Zuerst die verschobenen Kunden kontaktieren. Nennen Sie den neuen Tag und möglichst ein Zeitfenster. „Morgen zwischen 8 und 9 Uhr" ist viel besser als „irgendwann morgen".
• Auch die heutigen Stopps mit neuem Fenster informieren. Wenn ein Stopp von 9:00 auf 13:00 Uhr rutscht, weil er auf ein anderes Fahrzeug kam, sagen Sie es jetzt – nicht um 12:55 Uhr.
• Eine kurze Standardnachricht nutzen. Bereiten Sie eine Vorlage vor, damit niemand um 6 Uhr morgens Texte formulieren muss.

Eine klare, frühe Nachricht schützt die Kundenbeziehung besser als eine perfekte Entschuldigung zu spät.

Fahrzeuge umladen

War das Fahrzeug des fehlenden Fahrers schon beladen, brauchen Sie einen Umladeplan:

• Laden Sie in umgekehrter Lieferreihenfolge der neuen Touren, damit die Ware jedes Fahrers richtig sortiert ist.
• Prüfen Sie das Gewicht nach dem Umladen erneut, besonders bei Mischladungen.
• Kennzeichnen Sie verschobene Aufträge deutlich und stellen Sie sie für morgen bereit, damit sie weder doppelt ausgeliefert noch vergessen werden.
• Geben Sie jedem Fahrer eine aktualisierte Stoppliste und gleichen Sie Lieferscheine mit der Ware ab.

Wenn Fahrer im Laufe des Tages in Verzug geraten

Nicht jede Störung passiert um 6 Uhr. Eine Panne, lange Wartezeit beim Kunden oder ein Stau können einen Fahrer bis Mittag Stunden zurückwerfen. Die gleiche Logik gilt im Kleinen:

• Früh bemerken. Ein Fahrer, der nicht pünktlich losgefahren ist oder am Vormittag deutlich hinter dem Plan liegt, ist ein Warnsignal.
• Die letzten Stopps dieser Tour einem Fahrer in der Nähe geben, der vor dem Plan liegt.
• Betroffene Kunden sofort mit einem neuen Zeitfenster informieren.

Damit es beim nächsten Mal kein Chaos gibt

Die beste Umplanung passiert, bevor sich jemand krankmeldet.

• Tourenwissen darf nicht nur im Kopf eines Fahrers stecken. Wenn nur ein Fahrer weiß, wie man an die Rampe des Supermarkts kommt, haben Sie an jedem seiner freien Tage ein Problem.
• Kundennotizen mit Zugangsinfos pflegen: Eingang, Annahmezeiten, Tor-Codes, Abstellort, wer unterschreibt. Jeder Fahrer sollte jede Tour fahren können.
• Ein Standardverfahren schreiben. Eine Seite: Wer entscheidet, welche Kunden Priorität haben, welche Nachrichtenvorlage gilt, wer umlädt.
• Urlaub und bekannte Abwesenheiten ein bis zwei Wochen im Voraus einplanen, damit sie nie zur Überraschung um 6 Uhr werden.
• Fahrer gelegentlich rotieren, damit mehr als eine Person jedes Gebiet kennt.

Wie BeeRoutes Ihnen an Tagen mit Personalausfall hilft

In BeeRoutes markieren Sie einen Fahrer für den Tag als abwesend und planen in Sekunden neu. Der Planer verteilt die Stopps auf die übrigen Fahrzeuge unter Beachtung von Gewichts- und Volumengrenzen, Schichten und Pausen, plant Aufträge mit hoher Priorität zuerst ein und verschiebt, was nicht passt. Aufträge lassen sich auf einen anderen Tag legen, und Sie können Pläne mit mehr oder weniger Fahrzeugen vergleichen, um zu entscheiden, ob sich ein Mietwagen lohnt. Die Routenoptimierung berücksichtigt Zeitfenster und Annahmezeiten sowie den Berufsverkehr in Ihrer Region.

Ein Ersatzfahrer bekommt in der Fahrer-App eine integrierte Sprachnavigation und Ihre Kundennotizen, er muss die Gegend also nicht kennen. Dazu kommen Warnungen, wenn ein Fahrer nicht pünktlich gestartet ist, eine Live-Karte, ein Chat mit den Fahrern, und Ihre Kunden erhalten ein einstündiges Lieferfenster per E-Mail oder SMS, berechnet aus der Live-Route.

Die Tarife beginnen bei 49 €/Monat für 3 Fahrzeuge (siehe Preise). Starten Sie Ihre kostenlose 14-Tage-Testphase ohne Kreditkarte – und richten Sie Ihre Touren ein, bevor die nächste Krankmeldung kommt.