Bäckerei-Auslieferung: Tourenplanung am frühen Morgen

Brot ist die unerbittlichste Ware in der Auslieferung. Es wird nachts gebacken, muss im Regal liegen, bevor der erste Kunde kommt, und am nächsten Tag beginnt alles von vorn. Eine Tour, die zwanzig Minuten zu spät endet, ist kein Detail: Das Café hat keine Croissants für den Berufsverkehr, und der Filialleiter vergisst das nicht.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Tourenplanung für die Bäckerei-Auslieferung so aufbauen, dass Ihre Touren zuverlässig pünktlich fertig sind. Fast alles funktioniert auch mit Karte und Tabelle; am Ende sehen Sie, wo Software die Routinearbeit übernimmt.

Planen Sie vom Termin aus, nicht vom Depot

Die meisten Planungen beginnen mit der Frage „Wann fahren wir los?“. In der Bäckerei sollten Sie am anderen Ende anfangen: Wann muss das letzte Geschäft sein Brot haben?

Notieren Sie für jeden Kunden die späteste akzeptable Lieferzeit. Ein Supermarkt öffnet vielleicht um 7:00 und will das Brot bis 6:30. Eine Schulküche kommt bis 8:00 zurecht. Ein Hotel braucht das Frühstücksgebäck um 6:00. Dann rechnen Sie rückwärts:

1. Nehmen Sie den frühesten Termin jeder Tour.
2. Ziehen Sie die Fahrzeit vom Depot zu diesem Kunden ab.
3. Ziehen Sie die Ladezeit in der Backstube ab.
4. Das Ergebnis ist der späteste Zeitpunkt, an dem die Ware gepackt bereitstehen muss.

Oft zeigt sich dabei, dass nicht der Fahrer das Problem ist, sondern der Produktionsplan. Wenn eine Tour um 4:15 los muss und das letzte Blech um 4:20 aus dem Ofen kommt, hilft keine Routenplanung.

Schichten für sehr frühe Starts planen

Fahrer in der Bäckerei-Auslieferung beginnen oft um 3:00 oder 4:00 Uhr. Das hat Folgen:

• Schichtbeginn und -ende pro Fahrer festlegen. Wer um 3:30 startet, wird anders geplant als jemand, der um 5:00 beginnt.
• Pausen ehrlich einplanen. Auch in einer sechsstündigen Frühschicht muss die Pause irgendwo Platz haben – am besten nach den zeitkritischen Stopps, nicht dazwischen.
• Touren wiederholbar halten. Eine Tour, die nur funktioniert, wenn alles perfekt läuft, scheitert zweimal pro Woche. Lassen Sie am Ende Puffer.

Gleiche Kunden, leicht andere Bestellungen

Brottouren sind besonders, weil sich die Stoppliste kaum ändert. Dieselben 25 oder 40 Geschäfte werden fast täglich beliefert. Was sich ändert, ist die Menge: freitags vier Baguettes mehr, montags keine Brötchen, eine Torte für einen Geburtstag.

Deshalb sind Daueraufträge (Standardbestellungen) das Rückgrat. Hinterlegen Sie pro Kunde und Wochentag eine Standardbestellung und lassen Sie Änderungen bis zu einem festen Bestellschluss zu, zum Beispiel 18:00 Uhr am Vortag. Halten Sie diesen Bestellschluss konsequent ein – sonst backt die Nachtschicht für Bestellungen, die sich ändern, während der Teig schon geht.

Eine einfache Gewohnheit spart viele Anrufe: Lassen Sie Kunden die Bestellung von gestern oder letzter Woche wiederholen und nur die abweichenden Positionen ändern. Die meisten Geschäfte machen das gern selbst, wenn es dreißig Sekunden dauert.

Viele kurze Stopps: Die Standzeit entscheidet

Bei Paketen dominiert die Fahrzeit. Bei einer Brottour fährt der Transporter zwischen den Stopps oft nur drei oder vier Minuten. Deshalb entscheidet die Zeit pro Stopp, ob Sie pünktlich fertig werden.

Messen Sie eine Woche lang. Die Unterschiede sind meist groß (Beispielwerte):

• Kiosk mit Brotkasten an der Tür: 2 Minuten.
• Café, in dem der Fahrer Kisten durch die Küche trägt: 6 Minuten.
• Supermarkt mit Warenannahme und Kontrolle jeder Kiste: 12 Minuten oder mehr.

Tragen Sie diese echten Werte pro Kunde in Ihre Planung ein. 30 Stopps mit durchschnittlich 5 Minuten sind zweieinhalb Stunden Standzeit – ohne einen Meter Fahrt. Wer pauschal „etwa drei Minuten“ ansetzt, plant Verspätungen ein.

Enge Zeitfenster zuerst

Nicht jeder Stopp hat denselben Termin. Eine gute Reihenfolge:

• bedient die engsten Zeitfenster zuerst (Hotels, früh öffnende Cafés, Supermärkte mit festem Annahmeslot),
• legt flexible Kunden (Kantinen, Büros, Geschäfte ab 8:00) ans Ende,
• beachtet Annahmezeiten: Manche Kunden dürfen erst beliefert werden, wenn Personal da ist.

Vorsicht bei der Logik „immer der nächstgelegene Kunde“. Sie wirkt effizient, schickt den Wagen aber oft am Hotel vorbei, das sein Brot um 6:00 brauchte, um einen Laden zu bedienen, dem 7:30 gereicht hätte.

Zum richtigen Zeitpunkt losfahren

Häufig wird geladen, sofort losgefahren und dann vor dem ersten Kunden gewartet, bis jemand aufschließt. Zehn Minuten Warten beim ersten Stopp fehlen bei jedem weiteren.

Berechnen Sie stattdessen die ideale Abfahrtszeit: den Moment, in dem der Wagen genau dann ankommt, wenn beliefert werden kann. Die gewonnene Zeit nutzen Sie, um die letzte Charge fertigzustellen oder einen zweiten Wagen zu beladen. Bedenken Sie: Der Verkehr um 4:30 ist ein anderer als um 7:00 – das Ende der Tour ist meist langsamer als der Anfang.

Frisch, gekühlt und tiefgekühlt im selben Fahrzeug

Viele Bäckereien und Frischdienste liefern mehr als Brot: Kuchen und Torten, Molkereiprodukte, belegte Brötchen oder Tiefkühl-Teiglinge für Filialen mit Backstation.

• Kühlware braucht das richtige Fahrzeug. Nur Fahrzeuge mit Kühlung bekommen diese Aufträge – als Fahrzeugmerkmal geplant, nicht spontan im Depot entschieden.
• In umgekehrter Lieferreihenfolge laden, damit die Kisten für den ersten Stopp vorne stehen.
• Volumen prüfen, nicht nur Gewicht. Brot ist leicht, aber sperrig. Meist ist der Laderaum voll, lange bevor die Nutzlast erreicht ist.

Kisten und Leergut

Brotkisten gehen voll raus und kommen leer zurück, oft im selben Fahrzeug:

• Zählen Sie Kisten pro Kunde aus und ein, mindestens wöchentlich.
• Planen Sie die Abholung als Teil der Ladung – leere Kisten brauchen Platz.
• Vereinbaren Sie mit jedem Kunden, wo das Leergut steht.

Liefernachweis, wenn niemand da ist

Um 4:30 ist das Geschäft oft geschlossen. Das Brot kommt in einen Brotkasten, einen Hinterflur oder einen abgeschlossenen Käfig. Der Liefernachweis muss schnell und pro Kunde passend sein:

• Ablieferung ohne Personal: Foto der Kisten am vereinbarten Ort, mit Uhrzeit.
• Mit Warenannahme: Name der Person, die angenommen hat, oder Unterschrift, wo der Kunde sie verlangt.
• Schriftliche Abstellregeln pro Kunde: wo der Schlüssel liegt, welche Tür, was tun, wenn der Kasten voll ist.

Ziel sind wenige Sekunden pro Stopp. Alles Langsamere kostet bei 30 Stopps spürbar Zeit.

Fahrer fällt aus oder eine Eilbestellung kommt

Frühschichten bedeuten Krankmeldungen um 3:00 Uhr. Haben Sie einen Plan:

• Wissen Sie, welche Touren zusätzliche Stopps aufnehmen können und welche Kunden später beliefert werden dürfen.
• Behandeln Sie Eilaufträge mit Priorität, damit sie dort eingeplant werden, wo sie am wenigsten verzögern.
• Planen Sie den Tag neu, statt die Liste eines Fahrers einfach einem anderen zu geben. Zwei von Hand zusammengelegte Touren ergeben selten eine gute Route.

Kunden informieren

Filialleiter müssen keinen Lieferwagen auf der Karte verfolgen. Sie wollen wissen, wann das Brot kommt. Ein einstündiges Lieferfenster, am Vorabend oder frühmorgens verschickt, verhindert die meisten Nachfragen. Wenn Sie sich verspäten, sagen Sie es, bevor es auffällt.

Wo BeeRoutes hilft

All das geht auch auf Papier. Doch bei mehreren Touren, täglichen Bestelländerungen und unterschiedlichen Schichtbeginnen kostet die Neuplanung jede Nacht Stunden. Die Tourenoptimierung von BeeRoutes berücksichtigt Annahmezeiten und Entladezeit pro Kunde, Schichtbeginn pro Fahrer (auch sehr früh), Pausen, Gewicht und Volumen, Kistenabholungen und Kühlfahrzeuge. Kunden bestellen im Kundenportal mit „Erneut bestellen“, erhalten ein einstündiges Lieferfenster per E-Mail oder SMS, und Fahrer erfassen den Liefernachweis in Sekunden auf dem Handy.

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