Shoferi mungon: si të riplanifikoni rrugët shpejt

Ora është 5:45 e mëngjesit, kamionët janë gjysmë të ngarkuar dhe bie telefoni: një nga shoferët tuaj është i sëmurë dhe nuk vjen. Çdo dispeçer e njeh këtë moment. Ndalesat e rrugës së tij nuk janë zhdukur, klientët presin mallin dhe koha po ikën.

Ky udhëzues ju jep një mënyrë të qetë dhe të përsëritshme për të riplanifikuar ditën e shpërndarjes kur mungon një shofer, pavarësisht nëse planifikoni në tabelë, në Excel apo me softuer për planifikimin e rrugëve.

15 minutat e para: së pari faktet, pastaj vendimet

Mos filloni menjëherë të telefononi shoferët. Merrni disa minuta për të pasur një pamje të qartë.

1. Konfirmoni mungesën dhe kohëzgjatjen. A mungon shoferi gjithë ditën apo thjesht vonohet? Dy orë vonesë kërkojnë një plan krejt tjetër nga një ditë e plotë mungese.
2. Hapni rrugën e mbetur pa shofer. Listoni të gjitha ndalesat: klientin, dritaren kohore, peshën ose vëllimin dhe çdo veçori (mall i ftohtë, pagesë në dorëzim, paletë e rëndë që kërkon platformë ngritëse).
3. Kontrolloni çfarë është ngarkuar tashmë. Nëse kamioni është ngarkuar mbrëmjen e kaluar, malli është fizikisht në atë mjet. Kjo ndryshon mundësitë tuaja.
4. Numëroni kapacitetin real. Cilët kamionë dalin ende, sa të mbushur janë dhe sa orë pune i mbeten secilit shofer pas rrugës së vet?
5. Shikoni kush tjetër është i lirë. Një shofer rezervë, dikush në ditë pushimi që dëshiron orë shtesë, një koleg nga magazina me patentën e duhur.

Shkruajini të gjitha në një vend. Pjesa më e madhe e kaosit në këto mëngjese vjen nga tre persona me tre versione të ndryshme të planit.

Vendosni çfarë niset sot dhe çfarë mund të presë

Jo çdo ndalesë është njësoj urgjente. Ndajini ndalesat pa shofer në tre grupe.

Duhet të niset sot

• Klientët prioritarë: klientët kryesorë, klientët me penalitete në kontratë ose kushdo që do të mbetet pa mall sot.
• Dritare kohore të ngushta: restoranti që pranon mall vetëm para orës 10:00, kantieri që ka nevojë për materialin para se të vijë vinçi.
• Mallra që prishen: fruta dhe perime, bulmet, furrë buke dhe mallra të ftohta që nuk durojnë edhe një ditë në magazinë.
• Porositë e premtuara: gjithçka që e keni konfirmuar shprehimisht për sot, sidomos pas një vonese të mëparshme.

Ndoshta mund të shtyhet

• Porositë e rregullta të rimbushjes ku klienti ka stok rezervë.
• Klientët që furnizohen disa herë në javë dhe mund të presin vizitën e radhës.
• Porositë jo urgjente që u planifikuan herët "sepse kishte vend".

Pyesni klientin

Gjithçka në mes. Një telefonatë e shpejtë shpesh tregon se nesër në mëngjes është krejt në rregull, ndonjëherë edhe më mirë.

Jini të sinqertë me listën "duhet të niset sot". Nëse gjithçka është urgjente, asgjë nuk është, dhe përfundoni duke i mbingarkuar shoferët që mbetën.

Shpërndani ndalesat te kamionët e mbetur

Tani i rishpërndani ndalesat urgjente. Këtu prishen shumica e planeve, prandaj kontrolloni tre kufij për çdo kamion të cilit i shtoni ndalesa.

• Pesha dhe vëllimi. Një furgon i mbushur 85% në vëllim mund të jetë tashmë në kufirin e ngarkesës nëse mban pije ose materiale ndërtimi. Mos shtoni kurrë ndalesa me sy.
• Turni dhe pushimet. Shtimi i gjashtë ndalesave në një rrugë mund ta çojë lehtë një shofer përtej orarit ligjor të punës. Pushimet duhet të respektohen gjithsesi.
• Gjeografia. Jepini ndalesat shtesë shoferit, rruga e të cilit kalon tashmë afër. Ndarja e një grupi ndalesash mes tre shoferëve zakonisht kushton më shumë kilometra sesa dhënia e tij një shoferi të vetëm.

Një rregull praktik: vendosni së pari ndalesat prioritare dhe me dritare të ngushta, pastaj mbushni kapacitetin e mbetur me ndalesa fleksibël dhe shtyjeni për nesër atë që nuk hyn. Mos i futni dy ndalesat e fundit "nëse nxiton". Kështu një mungesë kthehet në pesë dorëzime me vonesë.

Kur të merrni me qira një furgon ose të thërrisni shofer rezervë

Ndonjëherë flota e mbetur thjesht nuk e përballon ngarkesën. Mendoni për kapacitet shtesë kur:

• ndalesat urgjente do t'i çonin dy ose më shumë shoferë përtej turnit,
• rruga pa shofer ka mallra të rënda ose voluminoze që asnjë kamion tjetër nuk i merr, ose
• një pjesë e madhe e ndalesave është në një zonë që sot nuk e mbulon askush tjetër.

Një furgon me qira me shofer të përkohshëm ose rezervë mund të dalë më lirë se një ditë me dorëzime të humbura, porosi të anuluara dhe orë shtesë. Problemi është njohja e zonës: zëvendësuesi nuk e di ku është hyrja e pasme apo cila kafene i do arkat pranë derës së kuzhinës. Prandaj shënimet e mira për klientët (shih më poshtë) kanë kaq rëndësi.

Njoftoni herët klientët e prekur

Klientit i bezdis shumë më pak një ndryshim sesa një befasi. Sapo të keni planin e ri:

• Kontaktoni së pari klientët e shtyrë. Tregojuni ditën e re dhe, nëse mundeni, një dritare kohore. "Nesër mes orës 8 dhe 9" është shumë më mirë se "nesër gjatë ditës".
• Jepuni dritare të re ndalesave që mbeten sot. Nëse një ndalesë kaloi nga ora 9:00 në 13:00 sepse ndërroi kamion, thuajeni tani, jo në 12:55.
• Përdorni një mesazh të shkurtër standard. Përgatitni një shabllon që askush të mos ketë nevojë ta shkruajë nga e para në 6 të mëngjesit.

Një mesazh i qartë i dërguar herët e mbron marrëdhënien shumë më mirë se një kërkim falje i përsosur por i vonuar.

Ringarkoni kamionët

Nëse kamioni i shoferit që mungon ishte ngarkuar tashmë, ju duhet një plan ringarkimi:

• Ngarkoni sipas rendit të kundërt të dorëzimit të rrugëve të reja, që malli i çdo shoferi të jetë në sekuencën e duhur.
• Kontrolloni sërish peshën pas ringarkimit, sidomos me ngarkesa të përziera.
• Etiketoni qartë porositë e shtyra dhe lërini gati për nesër, që të mos nisen dy herë apo të harrohen.
• Jepini çdo shoferi një listë të përditësuar ndalesash dhe kontrolloni që fletëdërgesat të përputhen me mallin.

Shoferët që vonohen gjatë ditës

Jo çdo e papritur ndodh në 6 të mëngjesit. Një defekt, një pritje e gjatë te klienti ose një bllokim trafiku mund ta lënë një shofer disa orë pas në mesditë. E njëjta logjikë vlen në shkallë më të vogël:

• Vëreni herët. Një shofer që nuk është nisur në kohë ose është shumë prapa në mes të mëngjesit është shenjë paralajmëruese.
• Kalojini ndalesat e fundit të asaj rruge një shoferi aty pranë që është përpara planit.
• Njoftoni menjëherë klientët e prekur me një dritare të re.

Shmangni kaosin herën tjetër

Riplanifikimi më i mirë ndodh para se dikush të sëmuret.

• Njohja e rrugëve nuk duhet të jetë vetëm në kokën e një shoferi. Nëse vetëm një di si të hyjë në rampën e supermarketit, keni problem sa herë që ai është në pushim.
• Mbani shënime për klientët me informacion hyrjeje: hyrja, orari i pranimit, kodet e portës, ku lihet malli, kush nënshkruan. Çdo shofer duhet të mund të bëjë çdo rrugë.
• Shkruani një procedurë standarde. Një faqe: kush vendos, cilët klientë janë prioritarë, cili shabllon mesazhi përdoret, kush i ringarkon kamionët.
• Planifikoni pushimet dhe mungesat e njohura një deri në dy javë përpara, që të mos bëhen kurrë befasi në 6 të mëngjesit.
• Rrotulloni shoferët herë pas here nëpër rrugë, që çdo zonë ta njohë më shumë se një person.

Si ju ndihmon BeeRoutes në një ditë me mungesë stafi

Në BeeRoutes e shënoni një shofer si të munguar për ditën dhe riplanifikoni brenda sekondave. Planifikuesi i shpërndan ndalesat te kamionët e mbetur brenda kufijve të peshës dhe vëllimit, turneve dhe pushimeve, vendos së pari porositë me prioritet të lartë dhe shtyn atë që nuk hyn. Mund t'i zhvendosni porositë në një ditë tjetër dhe të krahasoni plane me më pak ose më shumë kamionë për të vendosur nëse ia vlen të merrni një furgon me qira. Optimizimi i rrugëve merr parasysh dritaret kohore, oraret e pranimit dhe trafikun e orëve të pikut në zonën tuaj.

Një shofer zëvendësues ka navigim me zë të integruar dhe shënimet tuaja për klientët në aplikacionin e shoferit, kështu që nuk ka nevojë ta njohë zonën. Gjithashtu merrni njoftime kur një shofer nuk ka nisur në kohë, keni hartë live dhe chat me shoferët, ndërsa klientët tuaj marrin një dritare dorëzimi njëorëshe me email ose SMS, të llogaritur nga rruga në kohë reale.

Planet fillojnë nga 49 €/muaj për 3 kamionë (shihni çmimet). Filloni provën falas 14-ditore, pa kartë, dhe përgatitni rrugët tuaja para mungesës së radhës.