Excel apo softuer për planifikimin e rrugëve?

Shumica e distributorëve fillojnë ta planifikojnë shpërndarjen në të njëjtën mënyrë: një tabelë Excel me klientët, një listë e printuar për çdo shofer dhe një grup WhatsApp për gjithçka që ndryshon gjatë ditës. Funksionon, dhe për një kohë funksionon mirë. Prandaj pyetja nuk është nëse Excel është "i keq". Pyetja është nëse ende i përshtatet biznesit që drejtoni sot.

Ky udhëzues i shikon me sinqeritet të dyja anët, që të vendosni vetë.

Çfarë bëjnë mirë Excel, letra dhe WhatsApp

Le t'u japim tabelave meritën që kanë. Janë të përhapura për arsye të mira:

• Nuk kushtojnë asgjë shtesë. Excel ose Google Sheets i keni tashmë.
• Të gjithë dinë t'i përdorin. Pa trajnim, pa llogari të reja, pa zakone të reja.
• Janë fleksibël. Mund të shtoni një kolonë për çdo gjë: kushtet e pagesës, kodin e derës së pasme, "telefononi para se të mbërrini".
• Motori i vërtetë është planifikuesi. Një dispeçer me përvojë që njeh çdo rrugë dhe çdo klient mund të ndërtojë rrugë të mira nga mendja.

Nëse keni një ose dy furgonë, u dërgoni të njëjtëve klientë në ditë të caktuara dhe rrallë merrni porosi në minutën e fundit, Excel mund t'ju mjaftojë plotësisht. Ndërrimi i mjetit vetëm për hir të ndryshimit ju shton vetëm punë.

Ku fillon të çalojë planifikimi në Excel

Problemet rrallë vijnë të gjitha njëherësh. Ato shfaqen gradualisht, ndërsa biznesi rritet. Këto janë pikat më të zakonshme ku sistemi thyhet.

Më shumë se disa kamionë

Me dy automjete, ndalesat mund t'i renditni nga mendja. Me pesë ose gjashtë, numri i kombinimeve të mundshme shpërthen. Në fund përsëriten rrugët e javës së kaluar, sepse nuk ka kohë për t'i rimenduar, edhe kur lista e klientëve ka ndryshuar.

Dritaret kohore dhe oraret e pranimit

Kafeneja pranon mallin vetëm para orës 10:00. Supermarketi e ka rampën e shkarkimit hapur nga 6:00 deri në 9:00. Kantieri mbyllet në 16:00. Excel mund t'i ruajë këto rregulla, por nuk kontrollon nëse rruga i respekton vërtet. E kuptoni kur shoferi gjen derën të mbyllur.

Pesha, vëllimi dhe lloji i automjetit

Paletat me pije janë të rënda, kutitë me letër kuzhine zënë shumë vend. Disa porosi kërkojnë frigorifer, vinç ose platformë ngritëse. Në Excel, planifikuesi e mbledh ngarkesën me dorë dhe duhet të mbajë mend cili kamion ka çfarë pajisjeje. Një gabim do të thotë një udhëtim i dytë.

Porositë në minutën e fundit

Në 7:30 telefonon një restorant për një dërgesë shtesë. Ku futet? Me tabelë, dikush riplanifikon nga mendja, dërgon një mesazh në WhatsApp dhe shpreson që shoferi ta lexojë para se ta kalojë atë rrugë.

Shoferët që telefonojnë zyrën

"Cila është adresa tjetër?" "Klienti nuk është këtu, çfarë të bëj?" "Nga cila hyrje?" Kur plani qëndron në zyrë, shoferi duhet të telefonojë zyrën. Çdo telefonatë ndërpret njëkohësisht shoferin dhe planifikuesin.

Pa dëshmi dorëzimi

Një klient thotë se porosia nuk mbërriti kurrë, ose se mungonin dy kuti. Me fletëdërgesa letre, kërkoni një nënshkrim që mund të jetë i palexueshëm, i humbur ose ende në furgon. Mosmarrëveshjet zgjasin ditë dhe shpesh mbyllen me një zbritje.

Porosi dhe fatura të shtypura dy herë

Porositë vijnë me telefon, email dhe WhatsApp. Dikush i fut në tabelë. Pas dërgesës, dikush i shtyp sërish në programin e faturimit dhe korrigjon ato që shoferi thotë se u kthyen. Çdo rishtypje është një rast për gabim.

Kostot e fshehura që nuk i tregon asnjë tabelë

Kostoja e vërtetë e planifikimit manual nuk shfaqet kurrë si zë më vete. Prandaj nënvlerësohet lehtë.

• Orët e zyrës. Nëse planifikimi, riplanifikimi dhe përgjigjja ndaj shoferëve marrin dy orë në ditë, kjo bën rreth dhjetë orë në javë. (Shifrat tuaja do të jenë të ndryshme; e rëndësishme është t'i numëroni.)
• Karburanti dhe koha e shoferit nga një renditje e dobët. Një rrugë që e përshkon qytetin dy herë, ose që hyn në unazë në orën e pikut, harxhon naftë dhe orë shtesë. Devijimet e vogla që përsëriten çdo ditë mblidhen gjatë vitit.
• Dërgesat e dështuara. Të mbërrish jashtë orarit të pranimit ose me kamionin e gabuar do të thotë udhëtim i dytë, klient i pakënaqur dhe ndonjëherë mall që prishet.
• Varësia nga një person i vetëm. Nëse vetëm një person di si funksionojnë rrugët, një ditë sëmundjeje ose pushimet bëhen krizë.

Një ushtrim i thjeshtë: për një javë, shënoni sa kohë shkon për planifikimin, sa herë telefonojnë shoferët dhe sa dërgesa dështojnë ose duhen përsëritur. Kështu keni një bazë reale për vendimin.

Lista kontrolluese: duhet të kaloni kur…

Nuk është nevoja t'i plotësoni të gjitha. Nëse tre ose më shumë ju duken të njohura, ka shumë gjasa që të ketë ardhur koha:

1. Çdo ditë dalin tre ose më shumë automjete.
2. Planifikimi i rrugëve për nesër zgjat më shumë se një orë.
3. Klientët kanë dritare kohore dërgimi ose orare pranimi që ndonjëherë i humbisni.
4. Shpesh mbingarkoni një kamion ose dërgoni automjetin e gabuar.
5. Porositë në minutën e fundit krijojnë kaos në mëngjes.
6. Shoferët telefonojnë zyrën disa herë në ditë.
7. Nuk mund ta vërtetoni shpejt një dërgesë kur klienti e kundërshton.
8. Porositë shtypen dy herë: një herë për dërgesën, një herë për faturën.
9. Vetëm një person di vërtet t'i planifikojë rrugët.
10. Doni të rriteni, por çdo kamion i ri sjell një dhimbje koke të re.

Si të kaloni pa e ndërprerë shpërndarjen

Frika nga ndryshimi zakonisht është më e madhe se vetë ndryshimi. Me një kalim hap pas hapi, rreziku mbetet i ulët:

1. Filloni me pak. Zgjidhni një kamion ose një zonë. Gjithçka tjetër vazhdon si më parë.
2. Importoni klientët nga Excel. Një softuer i mirë ju lejon të ngarkoni listën e klientëve dhe porosive në Excel ose CSV, kështu që nuk nisni nga zero. Përfitoni për të pastruar adresat.
3. Shtoni rregullat që i dini tashmë. Oraret e pranimit, kapaciteti i automjeteve, cilët klientë kërkojnë kamion frigorifer: ajo që planifikuesi mban në mend duhet të kalojë në sistem.
4. Punoni paralelisht për një javë. Planifikoni rrugët provë në të dyja mënyrat dhe krahasoni. Lëreni shoferin ta përdorë aplikacionin dhe të japë mendimin e tij.
5. Zgjerohuni gradualisht. Kur kamioni i parë funksionon pa probleme, shtoni të tjerët.

Përfshini shoferët që në fillim. Ata i njohin klientët, problemet e parkimit dhe rrugët e shkurtra. Nëse aplikacioni ua lehtëson ditën, pranimi vjen vetvetiu.

Çfarë të kërkoni te një softuer për planifikimin e rrugëve

Jo çdo mjet është ndërtuar për distributorë. Shumë janë menduar për kompani korrierësh me qindra ndalesa të vogla. Kontrolloni nëse ka:

• Kufizime reale: dritare kohore, orare pranimi, peshë dhe vëllim, pajisje të automjetit, turne dhe pushime të shoferëve.
• Kohë udhëtimi realiste që marrin parasysh trafikun e orës së pikut në zonën tuaj.
• Një aplikacion të thjeshtë për shoferin që punon në telefonat që kanë tashmë, me navigim dhe dëshmi dorëzimi.
• Import të lehtë nga Excel ose CSV, që të mos humbni të dhënat tuaja.
• Lidhje me pjesën tjetër të punës: porosi, fatura, stok, ose një API nëse përdorni sisteme të tjera.
• Çmime të qarta, të arsyeshme për një flotë të vogël, dhe një provë falas me rrugë reale.

Ia vlen të krahasoni alternativat para se të vendosni.

Ku hyn BeeRoutes

BeeRoutes e kemi ndërtuar për distributorë dhe shitës me shumicë që furnizojnë dyqane, kafene, restorante dhe kantiere. Optimizimi i rrugëve merr parasysh dritaret kohore dhe oraret e pranimit të klientëve, peshën dhe vëllimin e kamionit (përfshirë marrjet e mallit), turnet dhe pushimet, pajisje si frigorifer, vinç ose platformë ngritëse, prioritetet dhe trafikun e orës së pikut të matur për zonën tuaj.

Shoferët përdorin aplikacionin Android ose versionin web në çdo telefon, me navigim zanor të integruar ose me Google Maps dhe Waze. Ata skanojnë barkodet gjatë ngarkimit dhe regjistrojnë dëshminë e dorëzimit me emër, nënshkrim dhe foto. Zyra i ndjek të gjitha në një hartë të drejtpërdrejtë. Klientët tuaj porosisin nga portali i tyre, me "porosit sërish" dhe një dritare dorëzimi prej një ore, ndërsa faturat, stoku dhe raportet janë në të njëjtin vend. Porositë mund t'i importoni nga Excel ose CSV, ose të lidheni përmes REST API, webhooks, Shopify ose Zapier.

Çmimet fillojnë nga 49 €/muaj për 3 kamionë. Mënyra më e thjeshtë për të parë nëse ia kalon tabelës suaj është ta provoni me një kamion: filloni provën falas 14-ditore, pa kartë.