Dëshmia e dërgesës për distributorët B2B

Të enjten në mëngjes ju telefonon një klient: "Dy arkat me domate të së hënës nuk na kanë ardhur kurrë." Shoferi juaj është i sigurt që i ka lënë. Fletëdërgesa e nënshkruar është diku në kabinë ose në një grumbull letrash në zyrë. Askush nuk mund të vërtetojë asgjë, ndaj bëni një notë krediti dhe vazhdoni më tej.

Kjo skenë përsëritet çdo javë te shumë distributorë dhe shitës me shumicë. Dëshmia e dërgesës (në anglisht proof of delivery, shkurt POD) është mënyra për t'i dhënë fund. Në këtë udhëzues shpjegojmë çfarë është, çfarë dëshmie t'i kërkoni cilit klient dhe si ta futni në punë pa i lodhur shoferët.

Çfarë është në të vërtetë dëshmia e dërgesës

Është një regjistrim që tregon çfarë u dorëzua, kujt, ku dhe kur. Për një distributor B2B ajo u përgjigjet katër pyetjeve:

• A arriti malli në adresën e duhur?
• Kush e pranoi?
• Cilët produkte dhe në çfarë sasie u dorëzuan?
• A u refuzua, u dëmtua apo mungoi diçka?

Tradicionalisht kjo ishte fletëdërgesa në letër e nënshkruar nga klienti. Sot gjithnjë e më shumë kompani përdorin fletëdërgesën elektronike: shoferi e regjistron dorëzimin në telefon dhe dëshmia ruhet menjëherë bashkë me porosinë.

Fletëdërgesa në letër apo dëshmia elektronike

Letra funksionon, derisa nuk funksionon më. Problemet e zakonshme:

• Fletëdërgesat humbasin ose dëmtohen: shi, kafe, kabinë plot letra.
• Nënshkrimet nuk lexohen. Një shkarravinë nuk tregon kush ka nënshkruar.
• Korrigjimet janë të paqarta. "2 arka" e vizatuar dhe një "1" pranë, pa asnjë shpjegim.
• Zyra pret. Fletëdërgesat kthehen në fund të turnit ose të javës dhe dikush duhet t'i hedhë në sistem para se të dalë fatura.

Me dëshminë elektronike, regjistrimi ekziston në çastin kur shoferi mbyll ndalesën. Zyra e sheh, e lidh me faturën dhe e gjen brenda pak sekondash kur telefonon klienti. Asgjë për të skanuar, asgjë për të rishkruar.

Cilën dëshmi për cilin klient

Jo çdo ndalesë kërkon të njëjtin nivel dëshmie. Të kërkoni nënshkrim te kafeneja ku çoni qumësht çdo mëngjes prej tre vitesh është humbje kohe. Caktojeni dëshminë për çdo klient, sipas rrezikut.

Vetëm emri i marrësit

Ideale për klientë të rregullt, me rrezik të ulët dhe që paguajnë në kohë. Shoferi shënon emrin e personit që e mori mallin. E shpejtë dhe shumë më mirë se asgjë.

Nënshkrimi

I dobishëm për porosi me vlerë të lartë, klientë të rinj dhe klientë që kanë kontestuar dërgesa më parë. Nënshkrim në ekran plus emri: konfirmim i qartë.

Fotoja

Zgjidhja më e mirë kur nuk ka njeri për të nënshkruar: dërgesa herët në mëngjes te dera e pasme e një restoranti, shkarkim në një depo të mbyllur ose në kantier ndërtimi, kur përgjegjësi është në katin e tretë. Një foto e paletës në vendin e shkarkimit, me ambientin të dukshëm, i mbyll shumicën e diskutimeve "këtu s'kishte asgjë".

Sasitë e dorëzuara

Këtë pjesë shumë distributorë e anashkalojnë, dhe pikërisht ajo ka më shumë rëndësi. Kur regjistroni çfarë u dorëzua realisht, jo vetëm çfarë u porosit, dëshmia e dërgesës bëhet e besueshme për faturimin.

Rregull praktik: sa më e vlefshme dërgesa ose sa më shumë kontestime ka pasur klienti, aq më shumë dëshmi kërkoni. Shumicës u mjafton emri; vetëm disa do të kenë nevojë për nënshkrim dhe foto.

Si e parandalon dëshmia e dërgesës "nuk na erdhi kurrë"

Mosmarrëveshjet zakonisht lindin nga pasiguria, jo nga keqdashja. Një kuzhinë merr pesë dërgesa para orës 9 dhe personi që pranoi tuajën ka ikur në shtëpi. Me dëshminë elektronike përgjigjeni brenda sekondash:

"E pranoi Arbeni në orën 7:42. Ja fotoja e arkave te dera e frigoriferit."

Zakonisht biseda mbyllet aty. Nëse jo, të paktën e dini ku është problemi: ndoshta vërtet mungonte diçka dhe mund ta zgjidhni si duhet në vend që të hamendësoni.

Si e përshpejton faturimin

Me letër, fatura pret fletëdërgesën. Me dëshminë elektronike, fatura mund të dërgohet të njëjtën ditë, sepse sasitë e dorëzuara janë tashmë në sistem.

Një rrjedhë tipike:

1. Porosia planifikohet dhe ngarkohet.
2. Shoferi e dorëzon dhe konfirmon sasitë në telefon.
3. Porosia përditësohet me atë që u dorëzua realisht.
4. Fatura krijohet nga porosia dhe dërgohet me email.

Edhe klientët paguajnë më lehtë kur fatura përputhet saktësisht me atë që kanë marrë: nuk ka asgjë për të kontestuar.

Dërgesat e pjesshme dhe kthimet

Jeta reale nuk është e përsosur. Një produkt ka mbaruar, një kuti është dëmtuar, klienti refuzon një arkë me fruta të shtypura. Procesi juaj duhet ta regjistrojë këtë qartë:

• Regjistroni sasinë reale, jo atë të porositur.
• Shtoni një arsye të shkurtër kur ndihmon: e dëmtuar, e refuzuar, nuk ishte në kamion.
• Kthejeni në stok mallin e padorëzuar kur kthehet kamioni, që stoku të jetë i saktë.
• Faturoni vetëm atë që u dorëzua. Vetëm kjo ju kursen një pjesë të madhe të notave të kreditit.

Skanoni gjatë ngarkimit, jo vetëm gjatë dorëzimit

Shumë mosmarrëveshje nisin në depo, jo te klienti: në kamion ngarkohet produkti i gabuar, ose arkat e një porosie përfundojnë te një tjetër.

Skanimi i barkodeve gjatë ngarkimit i kap këto gabime para se kamioni të niset. Çdo artikull skanohet kundrejt porosisë; çfarë mungon ose nuk përputhet duket menjëherë. Një skanim i dytë gjatë dorëzimit konfirmon që malli i duhur shkoi te klienti i duhur. Dy skanime dhe shumica e ankesave për "produkt të gabuar" zhduken.

Çfarë u duhet shoferëve nga një aplikacion POD

Nëse aplikacioni është i ngadaltë ose i ndërlikuar, shoferët do ta anashkalojnë. Kërkoni:

• Pak prekje për ndalesë. Konfirmo, emri, mbaroi, për shumicën e klientëve.
• Butona të mëdhenj që punojnë edhe me doreza, në frigorifer dhe në dimër.
• Punon në telefonin që kanë tashmë, mundësisht si aplikacion Android dhe në shfletues.
• Navigim i integruar, që të mos kalojnë nga një aplikacion në tjetrin.
• Udhëzime të qarta për çdo ndalesë: çfarë dëshmie kërkon klienti, shënime dërgese, kode hyrjeje.

Kërkojuni dy-tre shoferëve ta provojnë para se të vendosni. Do t'i gjejnë problemet brenda pesë minutash.

Privatësia dhe mbrojtja e të dhënave: bazat

Emrat, nënshkrimet dhe fotot mund të jenë të dhëna personale, të mbrojtura nga ligji për mbrojtjen e të dhënave personale dhe, në BE, nga GDPR. Disa parime të përgjithshme (nuk është këshillë ligjore, konsultohuni me këshilltarin tuaj):

• Mblidhni vetëm atë që ju duhet. Nëse mjafton emri, mos kërkoni nënshkrim.
• Fotografoni mallin, jo njerëzit. Shmangni fytyrat dhe targat.
• Informoni klientët se çfarë regjistroni dhe pse, p.sh. në kushtet e dërgesës.
• Ruajini të dhënat në mënyrë të sigurt dhe caktoni një afat ruajtjeje që përputhet me kontabilitetin dhe afatet e kontestimit.
• Dijeni ku ruhen të dhënat tuaja. Shumë kompani preferojnë ofrues që i ruajnë të dhënat në BE.

Si ta futni në punë me shoferët

1. Filloni me një linjë dhe një ose dy shoferë me përvojë për një javë.
2. Caktoni dëshminë për çdo klient para nisjes: shumica vetëm me emër, disa me nënshkrim ose foto.
3. Shpjegojuni arsyen: më pak telefonata të tensionuara, më pak debate te dera dhe një dëshmi që i mbron edhe ata.
4. Hiqni pengesat që ju raportojnë, pastaj zgjerojeni në të gjitha linjat.
5. Pas një muaji, rishikoni mosmarrëveshjet. Shihni cilët klientë ende krijojnë probleme dhe rritni nivelin e dëshmisë për ta.

Dëshmia e dërgesës me BeeRoutes

Në BeeRoutes, dëshmia e dërgesës është pjesë e planifikimit dhe e shpërndarjes, jo një mjet më vete. Ju e caktoni dëshminë për çdo klient (vetëm emri i marrësit, ose nënshkrim dhe/ose foto kur duhet) dhe ajo ruhet bashkë me porosinë. Shoferët skanojnë barkodet gjatë ngarkimit të kamionit dhe gjatë dorëzimit, regjistrojnë sasitë e dorëzuara, dhe dërgesat e dështuara kthehen në stok. Faturat krijohen nga porositë dhe dërgohen me email si PDF.

Shoferët përdorin aplikacionin Android ose versionin web në çdo telefon, me navigim zanor të integruar, ndërsa zyra ndjek ecurinë në hartë live. Linjat vijnë nga optimizimi i rrugëve, që merr parasysh oraret e dorëzimit dhe kapacitetin e kamionit, dhe të dhënat tuaja ruhen në BE. Përshtatet mirë edhe për shitësit me shumicë të ushqimeve.

Shihni çmimet, nga 49 €/muaj për 3 kamionë, ose filloni provën falas: 14 ditë, pa kartë.